Usare la chat con Octapus e il team

La sezione Chat raccoglie le conversazioni della tua organizzazione con Octapus e con il team OCTAGENCY. Con «Nuova chat» scrivi subito: non c'è un modulo da compilare e non serve un oggetto. La conversazione nasce quando invii il primo messaggio e compare nell'elenco e nel menu laterale. Tutto resta scritto e consultabile: niente decisioni perse in telefonate o email sparse.

• Titolo automatico: all'inizio la conversazione prende la prima riga del tuo messaggio, poi Octapus le dà un titolo breve. Puoi rinominarla quando vuoi dal titolo in alto o dal menu della riga, fino a 80 caratteri: da quel momento il titolo resta il tuo.
• Fissa in alto le conversazioni importanti e archivia quelle chiuse dal menu della riga. Sono preferenze tue: le altre persone della tua organizzazione non le vedono. Una conversazione archiviata con messaggi nuovi torna visibile.
• Cerca dalla barra in cima all'elenco: la ricerca guarda i titoli e il testo dei messaggi. I filtri Tutte, Da leggere e Archiviate restringono l'elenco. Con Ctrl+K (⌘+K su Mac) apri la ricerca e la nuova chat da qualsiasi pagina della dashboard.
• Ogni riga mostra chi ha scritto per ultimo e cosa aspetta te, per esempio una conferma o un pagamento.
• Usa una conversazione per tema: ritrovare decisioni e materiali sarà molto più facile.

• Invio invia, Maiusc più Invio va a capo. Un messaggio può contenere fino a 4000 caratteri.
• Indica fin da subito progetto, pagina e urgenza: Octapus e il team ti rispondono prima.
• Puoi scrivere anche mentre Octapus risponde: il messaggio arriva lo stesso e Octapus lo legge appena ha finito.

Puoi allegare fino a 10 file per messaggio, fino a 20 MB ciascuno: con la graffetta (anche più file insieme), trascinandoli sulla conversazione oppure incollando uno screenshot con Ctrl+V. Sono ammessi immagini PNG, JPG, WebP e GIF, PDF, documenti, fogli di calcolo, presentazioni, testo, CSV, Markdown e archivi ZIP. Prima dell'invio ogni file ha la sua anteprima e si può togliere; nella conversazione le immagini si vedono in anteprima, gli altri file compaiono come riga da scaricare.

La risposta di Octapus compare mentre la scrive. Sopra il testo vedi i suoi passi, per esempio «Controllo il tuo progetto…» o la preparazione di un ticket, con lo stato in corso, fatto o non riuscito; il riquadro dei passi si chiude con un clic. Il testo che scorre può ancora cambiare: conta il messaggio finale, che arriva uguale su tutti i tuoi dispositivi.

• Ferma: il pulsante Ferma, il tasto Esc oppure Invio con il campo vuoto interrompono la risposta. Resta quello che Octapus aveva già scritto, con la nota «Hai fermato la risposta» e il pulsante Rigenera.
• Se fermi Octapus prima che abbia scritto qualcosa, il tuo messaggio resta in attesa: al messaggio successivo Octapus li legge insieme.
• Un'azione già fatta durante la risposta, per esempio un ticket aperto, non si annulla con Ferma: la trovi comunque nel messaggio.

Prima di cambiare qualcosa sul tuo sito o di chiederti un pagamento, Octapus ti mostra una card e aspetta il tuo sì. La card dice cosa cambia e dove, com'è adesso e come sarà dopo, oppure motivo e importo; sotto può esserci una nota di Octapus. Approvi esattamente quello che vedi nella card.

• Approva esegue la modifica subito: in chat compare l'esito, per esempio «Fatto», con il link per vederla se disponibile. Annulla chiude la proposta e il sito non cambia.
• Per i pagamenti il pulsante Paga è la conferma: apre la pagina di pagamento sicuro. Se la chiudi e premi di nuovo Paga, ritrovi lo stesso pagamento. In ogni conversazione c'è al massimo una richiesta di pagamento aperta.
• Chi non ha il ruolo per confermare vede la card senza pulsanti, con l'indicazione di chi può farlo.
• Se un'esecuzione resta in sospeso, la card mostra «Esito in verifica»: il team controlla e ti aggiorna nella conversazione.
• Dopo un pagamento ricevuto, Octapus o una persona del team procede con l'intervento pagato e ti aggiorna nella conversazione.

Scrivi / all'inizio del messaggio per aprire i comandi, oppure @ per menzionare. Ti muovi con le frecce, scegli con Invio o Tab e chiudi il menu con Esc.

• @team: il messaggio è per le persone del team. Octapus non risponde e il team riceve l'avviso. Puoi anche menzionare una persona precisa del team.
• @file: allega un file già condiviso in una conversazione, senza caricarlo di nuovo.
• @progetto: cita uno dei tuoi progetti nel messaggio.
• Finché il tuo account non ha un servizio attivo compaiono solo /team e /aiuto.

Il pulsante Dettagli in alto apre il pannello della conversazione: chi ti segue nel team, con il suo ruolo; lo stato del progetto collegato; cosa è aperto in questa chat, cioè ticket, conferme e pagamenti; i file condivisi; le azioni rapide per parlare con una persona del team, aprire un ticket (con un servizio attivo) o andare ai pagamenti. Da telefono il pannello sale dal basso e, nell'app, ha anche Allega file.

• Sotto il tuo ultimo messaggio compare «Letto» quando una persona del team ha aperto la conversazione dopo il tuo messaggio, oppure quando hai già ricevuto una risposta.
• I messaggi del team mostrano il nome e il ruolo della persona; quelli di Octapus hanno la sua etichetta.

• Se perdi la connessione compare «Sei offline»: puoi continuare a scrivere, i messaggi aspettano in coda e partono da soli, in ordine, quando torna la rete.
• Se un messaggio non parte, resta nella conversazione con «Non inviato»: Riprova lo rimanda senza creare doppioni, Elimina lo toglie.
• Quello che stai scrivendo resta salvato nel browser per ogni conversazione, anche se cambi pagina.