Usare Octapus in modo corretto

Octapus è l'assistente della piattaforma e vive nella chat: le sue risposte arrivano nello stesso posto dove parli con il team, con un'etichetta che le distingue. Non è un canale separato: quando serve, passa la mano alle persone senza farti ripetere il contesto.

• Risponde a domande operative usando il contesto della tua organizzazione.
• Apre un ticket al posto tuo quando la segnalazione merita stato e priorità propri.
• Propone modifiche al tuo sito e richieste di pagamento, che partono solo dopo la tua conferma.
• Prepara bozze che il team rivede prima che arrivino a te.
• Coinvolge il team quando una richiesta richiede giudizio umano o autorizzazione.

1. 1Scrivi la domanda in chat come la faresti a un collega, citando progetto o pagina.
2. 2Aggiungi il vincolo importante: scadenza, budget, priorità.
3. 3Leggi la risposta: se Octapus ha compiuto un'azione, ad esempio aperto un ticket, te lo dice nel messaggio.
4. 4Usa i controlli di feedback per dire se la risposta è stata utile.

Per piccoli interventi con un importo già indicato dal team, Octapus può proporre in chat un riquadro di pagamento con motivo, importo netto e totale con IVA. Il pulsante Paga è la tua conferma: apre una pagina di pagamento sicuro esterna e, a pagamento avvenuto, in chat compare la conferma con l'importo ricevuto. In ogni conversazione c'è al massimo una richiesta di pagamento aperta.

Allo stesso modo, prima di cambiare qualcosa sul tuo sito Octapus ti mostra cosa cambia, com'è adesso e come sarà dopo, e aspetta che tu approvi. Confermano il titolare dell'account e gli amministratori per le modifiche, il titolare e chi gestisce la fatturazione per i pagamenti.

• Le azioni sensibili (modifiche tecniche, importi rilevanti, decisioni contrattuali) passano sempre da una persona del team.
• Modifiche al sito e pagamenti proposti da Octapus partono solo dopo la conferma di chi ha il ruolo per darla: la tua approvazione non sblocca le operazioni riservate al team.
• L'uso dell'assistente ha limiti quotidiani: se vengono raggiunti, Octapus lo segnala e il team viene avvisato in automatico.
• Le risposte non sostituiscono approvazioni contrattuali o fiscali, che restano formalizzate nei canali dedicati.

Se l'assistente segnala un limite temporaneo, la conversazione resta aperta: il team la vede e può continuare da dove Octapus si è fermato.